7.4 Programación de actividades de un proyecto con la utilización de un programa de cómputo.

30 noviembre, 2011 § 1 comentario

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:

 

Seleccione en la barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft Project.

1. Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la ventana de Project.

Crear un proyecto nuevo.

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir información relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha más temprana de fin del proyecto.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. La acción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin.

Haga clic en Nuevo.

En el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto.

 

Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto.

 

Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto.

 

 

 

  • Haga clic en Aceptar
  • Haga clic en Guardar
  • En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.

 

 

 

Sugerencia: Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el menú Proyecto.

 

 

 

Abrir una plantilla o un archivo existente

 

Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.

 

Pero también se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga información similar a la que necesita para el proyecto actual. También se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o de un archivo existente elimina la necesidad de volver a introducir información común a la de proyectos similares.

 

 

 

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente

 

Haga clic en Abrir

 

Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y a continuación, haga clic en el proyecto

 

Si no lo encuentra, realice una búsqueda

 

Haga clic en Abrir

 

 

 

Basar el proyecto nuevo en una plantilla.

 

 

 

Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla.

 

 

 

Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 

 

 

Introducir información clave del proyecto.

 

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre el proyecto y consúltela cuando sea necesario.

 

En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y a continuación, en la ficha Resumen.

Escriba la información que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.

Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para buscar un comando de menú que no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del menú. El menú se expande para mostrar más comandos. También puede expandir un menú haciendo doble clic en él.

 

Configurar el calendario del proyecto

Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días y horas laborables de cada persona que participa en el proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo.

Puede especificar los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, así como días festivos excepcionales, como las vacaciones.

En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

  1. Seleccione una fecha en el calendario.
  1. Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en la parte superior del calendario.
  1. Para cambiar todos los días laborables, por ejemplo, para comenzar los días laborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al primer día laborable de la semana y arrastre el ratón hasta la abreviatura correspondiente al último día laborable de la semana.
  1. Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Período laborable no predet. Para cambiar las horas de trabajo.
  1. Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.
  1. Haga clic en Aceptar.

 

Las estadísticas del proyecto

 

Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del proyecto se accesan las estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project.

En el menú Proyecto, haga clic en Información del Proyecto

En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, Haga clic en Estadísticas

Guardar un proyecto

  1. Haga clic en Guardar
  2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

 

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntará si desea guardar una línea de base.

Abrir un proyecto existente.

  1. Haga clic en Abrir.
  2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto. En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una búsqueda.
  3. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

 

Sugerencias:

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el nombre del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de Microsoft Project).

Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Si la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usados recientemente.

 

Cerrar un proyecto

  1. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

 

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntará si desea guardarlos.

 

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