2.5 La Planeación Y Control Del Anteproyecto

29 noviembre, 2011 § Deja un comentario

Función de la planeación dentro de una empresa.

 

La función de planeación es una parte integral de la labor administrativa. Incluye el desarrollo de estrategias y el desarrollo de los medios para aplicarlas. La planeación ofrece un marco de referencia para la toma de decisiones integrada a lo largo de la organización. En el nivel estratégico, los planes amplios y a largo plazo son desarrollados para alcanzar misiones globales. Los planes a corto plazo son utilizados en el nivel operativo y realizado mediante tácticas detalladas. En medio, en el nivel coordinador, la administración debe traducir la estrategia en tácticas, desarrollar políticas y procedimientos e integrar el proceso de planeación en las funciones. Su orientación futura hace que la planeación sea la función administrativa clave para enfrentar un medio complejo y siempre cambiante. Un proceso dinámico de planeación es esencial para la adaptación y la innovación. El análisis de la planeación incluirá los siguientes temas:

 

Definición de planeación.

Papel de la planeación.

Proceso de planeación

Aplicación de estrategias y planes

Dimensiones de la planeación.

Definición de planeación

 

Un plan es cualquier método detallado, formulado de antemano, para hacer algo. La planeación es el proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera. Incluye determinar las misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos específicos, así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos. La planeación ofrece un marco de referencia para integrar los sistemas complejos de decisiones futuras interrelacionadas. La planeación integral es una actividad integradora que busca aprovechar al máximo la efectividad total de una organización como un sistema de acuerdo con sus metas.

 

La planeación tiene una implicación futura, que se tiene cierta habilidad para el diseño de planes a fín de lograr los objetivos. En suma un plan es un curso de acción predeterminado. Esencialmente un plan tiene tres características. Primero, debe referirse al futuro. Segundo, debe señalar acciones. Tercero, existe un elemento de identificación ó causalidad personal u organizacional; es decir, el curso futuro de acción será seguido por el planificador ó por otra persona(s) designada dentro de la organización. Futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos clave en todo plan.

Relación con la toma de decisiones

 

La toma de decisiones y la planeación están estrechamente relacionadas. Una decisión es básicamente una resolución de elecciones alternativas. Una decisión, no es un plan por que no requiere implicar una acción o el futuro. Por otra parte, una decisión implica meramente la aceptación de una idea que puede influir en la conducta individual ó de la organización. Las decisiones, por supuesto, son necesarias en toda etapa de los procesos de planeación y están, por tanto, inextricablemente vinculadas con la planeación.

 

La toma de decisiones administrativa es el medio de integrar funciones relacionadas entre sí tales como la fijación de metas, la formulación de la estrategia, la planeación y el control. La estrategia global de la organización es el resultado de decisiones sobre qué hacer (objetivos) y cómo hacerlo (tácticas). Los planes se derivan de las decisiones y ofrecen información por adelantado, para guiar el comportamiento subsecuente. Las decisiones de control (ajustar tácticas y/u objetivos) dependen de la retroalimentación de la información que permite la comparación de los resultados esperados y los reales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Relación con los pronósticos

 

La implicación de futurismo que tiene la planeación sugiere que los pronósticos son una parte importante del proceso. La anticipación de los estados de naturaleza y/ó los resultados de los cursos de acción alternativos, es una fase crucial del proceso de toma de decisiones. En lo individual y organizacional se actúa sobre la base de estimaciones del futuro. Por tanto, los pronósticos son una parte fundamental de la planeación; son la base sobre las que se establecen marcos de referencia un tanto elaborados. Conforme se extiende el elemento tiempo, los pronósticos se tornan cada vez más peligrosos y más subjetivos, pero sigue siendo un ingrediente esencial en el proceso de planeación. Como la base para la planeación a largo plazo, los pronósticos son un intento por hacer que el futuro sea menos incierto. El esfuerzo consciente hacia la anticipación del clima tecnológico, económico, político y social para la organización ayuda a evitar fallas que podrían ser desastrosas. La vigilancia constante no asegura el éxito; la organización debe tener la capacidad para sacar provecho de las oportunidades reconocidas. Sin embargo, los pronósticos y la planeación a largo plazo deben reducir la incertidumbre ambiental para la organización y ofrecer el marco de referencia para las decisiones administrativas que sacan el mejor provecho a las situaciones conforme van surgiendo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Papel de la planeación

 

La mayoría de las organizaciones operan en un medio cambiante. Deben estar preparadas para aceptar el cambio como la consecuencia inevitable de operar en un mundo dinámico. De hecho el éxito continuo generalmente ha exigido la adaptación y la innovación.

 

La rápidamente creciente tecnología ha subrayado la necesidad de la planeación. Las compañías que no están al día con la tecnología actual tienen problemas a corto plazo. Además, las compañías no consientes de los cambios técnicos que seguramente ocurrirán en los próximos cinco a veinte años, estarán en desventaja.

 

Por otra parte, la organización que enfrenta un medio cambiante ha encontrado con frecuencia muchos obstáculos que hacen que la planeación para la adaptación óptima sea difícil. Con un medio estable y operaciones no complicadas y pequeñas, la función de planeación puede ser realizada relativamente fácil con un punto de vista a corto plazo. Con un medio más grande y dinámico, unidades complejas que operan frente a muchas fuerzas que limitan la flexibilidad, la función de planeación se vuelve crítica y debe ser pensada en el nivel del sistema total. Debido a que las consecuencias de cualquier decisión tienen un efecto tan drástico y amplio, la administración, a través de su función de planeación, debe buscar el mejor curso de acción posible y de cualquier forma estar preparada para cambiar si la experiencia y la información nueva sugieren que es necesario el cambio.

 

La atención explícita a la planeación y a las prioridades alienta a los individuos y las organizaciones a enfocarse en resultados relevantes más que en actividades interminables. Los administradores en ocasiones se sienten atraídos hacia una sensación de satisfacción debido a que están ocupados; sus días están repletos de actividades rutinarias y programadas que podrían ser o no esenciales para el éxito. Un proceso de planeación que pase por toda la organización puede ofrecer lineamientos para un comportamiento apropiado en todos los niveles. La estrategia explícita, anunciada y buscada determina un tono, enfoca la atención y alienta la acción. En muchos casos, parte de la estrategia buscada no es alcanzada y surgen elementos no buscados; la estrategia buscada está integrada por elementos deliberados y otros que surgen. Por tanto, para entender el comportamiento de los individuos y las organizaciones es importante ir más allá de la intención e inferir la estrategia a partir de la práctica.

 

Las premisas sobre el futuro subrayan el proceso de planeación que empieza con el desarrollo de una estrategia, incluyendo declaraciones de misión y objetivos a largo plazo. Luego viene la programación a plazo medio que integra los planes funcionales y traduce la estrategia en planes tácticos. Los planes de operación son aplicados vía medidas de acción específicas. El control se mantiene por medio de la revisión de las condiciones reales y comparándolas con resultados esperados, y se inician acciones correctivas si es necesario.

 

Una parte importante de la planeación es programar la secuencia de las actividades ó tareas que deben realizarse para el proyecto particular como sería que tipo de sistema de recuperación artificial se adapta a las condiciones del yacimiento, el tiempo que tardará la construcción del gasoducto e instalación del equipo de proceso para la obtención de producción de hidrocarburos. Ya que en cualquier proceso de planeación, debe verificarse la realidad para asegurarse que se cuenta con los recursos para realizar los pasos necesarios. ¿Se tiene suficiente dinero?, ¿Se tiene suficiente tiempo?. Estas son interrogantes básicas que se aplican en casi cualquier situación. En algunos casos se necesita estar seguro de que las materias primas están disponibles. La tecnología apropiada, el medio para realizar la labor podría ser una cuestión clave.

 

En las organizaciones del gobierno o las no lucrativas, la integración de recursos parece ocupar una posición considerable del tiempo administrativo. El proceso de presupuesto y asignación es interminable y se basa en la justificación y re justificación de la necesidad de hacer gastos. La asignación de recursos con frecuencia se basa en ajustes incrementales con respecto a presupuestos previos. Se requieren administradores para que basen sus decisiones de presupuesto en metas y planes, ya que un enfoque así alienta un cierto grado de innovación y adaptación.

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